7 modi per migliorare il tuo time management!

7 modi per migliorare il tuo Time Management!

“Lo scopo del fare non è produrre di più, ma avere il tempo per vivere di più.” (Andrea Giuliodori)

Riuscire a gestire il proprio tempo quando si hanno tanti obiettivi non è facile. Qualche mese fa ho letto il libro Riconquista il tuo tempo, di Andrea Giuliodori perché sentivo la necessità di riappropriarmi del tempo che sentivo scivolare via come i granelli di sabbia tra le mie mani.

“Devo essere più produttiva.”

“Devo fare di più.”

Mi ripetevo queste frasi giornalmente, come un mantra; finché, due settimane fa ho aperto gli occhi e mi son ricordata che il mio intento non era solo quello di aumentare la produttività bensì migliorare il time management per avere più tempo da dedicare a me stessa per riuscire a godermi ogni momento di questo percorso verso la vita da Nomade Digitale.

Allora mi sono fermata. Mi sono fermata per dare spazio alla mente. Mi sono fermata per liberarmi di questi pensieri e creare nuovo spazio.

Come un criceto in corsa nella ruota della sua gabbia, la mia testa era così colma di pensieri e di doveri che non riuscivo a sentire oltre.

Siamo talmente abituati al “dover fare” che riempiamo le nostre giornate di attività inutili che risucchiano le nostre energie, ci fanno perdere tempo e ci fanno dimenticare di essere, di esistere e di vivere.

Oggi fermati.

Leggendo questo articolo chiediti se le tue giornate sono piene di cose inutili che rubano tempo prezioso alle tue giornate. Tempo che potresti dedicare a te stesso, alle tue passioni, alle persone che ami e che ti circondano, alla vita!

Questi 7 modi per migliorare il tuo time-management non sono solo dei metodi che possono aiutarti a trovare il tempo per vivere ogni giorno di più, ma anche un invito a riflettere sull’importanza del tempo che dobbiamo dedicare giornalmente alla nostra self-care se vogliamo riuscire a realizzare i nostri sogni!

time management

1) Elimina le distrazioni: stop alle notifiche!

Ahh lo smartphone! Che invenzione!

Se da un lato ci avvicina ai nostri cari lontani, dall’altro lato ci allontana sempre più da noi stessi!

Se hai visto il tanto dibattuto The Social Dilemma – film/documentario che esamina la diffusione dei social media e il danno che essi causano alla società (Wikipedia) – ti sarai sicuramente reso conto del sistema che c’è dietro le notifiche per tenerti incollato al tuo smartphone più tempo possibile.

Le notifiche oggi sono come una droga: le vedi, le leggi, attivi l’app, cadi nel circolo dei contenuti, la tua dopamina aumenta, perdi il controllo della tua attenzione, fai fatica a uscire dall’app, ti rendi conto troppo tardi di averci perso del tempo.

Disattivare le notifiche del tuo smartphone è un’azione che ti aiuta a prevenire la caduta in questo circolo vizioso di app come Instagram, Facebook, ClubHouse, Whatsapp, ecc…

Disattivare le notifiche ti aiuterà ad utilizzare lo smartphone in maniera più consapevole: non sarai manipolato dalle notifiche ma sarai tu a scegliere consapevolmente se e quando vorrai accedere a quella determinata app; sarai tu a decidere quando dedicare del tempo ai social; sarai tu a decidere in che momento della giornata dedicare il tempo per rispondere alle email e ai messaggi, e così via.

Ricordati sempre che ogni notifica che ricevi ti distrae dai tuoi doveri e ogni volta che ne apri una cadi in un circolo che sottrae tempo prezioso alla tua vita!

Disattivare le notifiche è una scelta che ti farà sentire più padrone del tuo tempo, della tua vita.

Io è da mesi ormai che ho disattivato le notifiche.

Non sentire quel senso di urgenza ogni volta che mi si illuminava lo schermo mi permette di respirare, mi fa sentire più libera e padrona del mio tempo perché mi ricorda che nelle mie giornate sono io che definisco le mie priorità e non le aziende o le altre persone che cercano di entrare insistentemente nelle mie giornate sottraendo tempo prezioso che posso invece dedicare alla cura di me stessa, magari leggendo un libro o meditando o semplicemente mettendomi lo smalto sulle unghie perché mi fa stare bene farlo!

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2) Limita l’utilizzo dei Social… e di Netflix!

Seppur eliminare le notifiche ti aiuti a scegliere con consapevolezza il tempo da dedicare allo smartphone, la trappola dei Social è studiata apposta per farci passare ore dentro facendoci perdere la cognizione del tempo!

Proprio come quando accendi Netflix che è pomeriggio, scegli un episodio della tua serie preferita e spegni che è notte fonda, dimenticandoti persino di mangiare – no dai, forse questo no, ci ricordiamo sempre di mangiare – ma ti dimentichi che dovevi svolgere quel compito, rispondere alla mail del cliente, studiare per quell’esame importante, leggere, meditare, allenarti… 

I Social Network e i servizi come Netflix sono dei “succhia tempo” e il miglior modo per evitare che facciano il loro lavoro è quello di impostare dei limiti sul tuo smartphone!

Decidi consapevolmente quanto tempo vuoi dedicare giornalmente a queste attività: 5 minuti, 15 minuti, mezz’ora, un’ora…? Valuta quanto sia importante per te trascorrere del tempo sulle varie app, poi vai nelle impostazioni del tuo smartphone e imposta i limiti che ti sei dato, ma soprattutto cerca di rispettarli!

Da quando ho eliminato le notifiche e limitato l’utilizzo delle app ho preso più consapevolezza del tempo che passo (e spesso perdo) sui vari Social.

Non nego che cado spesso in questa trappola, dato che con i Social ci lavoro e il confine tra lavoro e perdita di tempo è davvero sottile; ma non mi arrenderò a diventare succube di tutte queste app “succhia tempo”!

Consiglio PLUS: oltre a impostare dei limiti temporali alle varie app, scegli anticipatamente quando dedicarci del tempo (ad esempio potresti decidere di fare l’accesso ai Social ogni giorno solo dopo le 18, in modo tale che queste non diventino distrazioni mentre svolgi le tue attività).

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3) Dì no al multitasking!

Fare più attività contemporaneamente pensando così di “produrre di più” è solo un’illusione!

Il mito del multitasking è duro a morire.

Eh lo so bene io dato che, in prima persona, ho lottato tanto per sradicarlo dalle mie giornate!

Sin dai primi tempi in cui ho iniziato a lavorare con Antonio, lui non faceva altro che ripetermi che la mia abitudine di fare più attività contemporaneamente mi faceva disperdere energie e perdere più tempo di quello che pensavo invece di risparmiare. Da buona testarda controbattevo e dicevo che per me non era così e che io riuscivo a fare più cose allo stesso tempo producendo buoni risultati.

Beh, inutile dirvi che la mia testa ha sbattuto presto al muro!

A un certo punto mi sono resa conto che arrivare alla fine delle mie giornate stanca e priva di energie senza aver raggiunto i miei obiettivi era in buona parte causa del multi-tasking!

Passare da un’attività all’altra è un dispendio di energia maggiore rispetto ad avere il focus su una sola attività, perché il nostro cervello è in grado di concentrarsi solo su un’attività alla volta e il dispendio di energia nel “cambio di contesto” ha un costo anche in termini di tempo.

Meno attività, più concentrazione.

Ridurre i miei obiettivi per dedicarmi ad essi uno alla volta mi farà avere una crescita più lenta, è vero, ma sarà sicuramente una crescita più produttiva perché sarà sana ed equilibrata!

time-management-priorità

4) Definisci la tua priorità

Ci sono giornate in cui mi ritrovo a perdere tanto tempo, a non sapere cosa fare nonostante abbia tanti tasks e a non riuscire a scegliere su quale attività focalizzarmi.

Nell’ultimo anno ho iniziato tanti corsi e progetti, forse un po’ a causa della situazione pandemica che ci costringeva a stare a casa, ho pensato di iniziare tutte insieme quelle attività che non avrei potuto portare avanti in una situazione normale.

Dopo qualche mese, tutta questa carne sul fuoco ha iniziato a bruciare, anziché cuocere! Cosa non andava? 

Non avevo ben chiara la mia priorità!

Una priorità può essere un macro obiettivo, come ad esempio quello di finire il percorso di Digital Marketing su start2impact.

Avere tanti obiettivi e volerli perseguire tutti insieme può rivelarsi una grande perdita di tempo: le energie si disperdono e i progressi sono davvero lenti.

Definire una sola priorità può invece aiutarti a canalizzare le energie nel portare a termine quell’obiettivo e, solo una volta completato, pensare anche di raggiungere – uno alla volta – gli altri della lista.

time management con google calendar

5) Gestisci i tasks con Google Calendar

Come gestire le attività giornaliere? Su Google Calendar (o qualsiasi altro calendario digitale) puoi organizzare i tuoi tasks in base alla data e all’orario in cui devi svolgere ognuno di essi.

Personalmente definisco e seguo i miei obiettivi mensilmente e, in base a questi, scelgo le attività settimanali da svolgere. Dedico un’ora del lunedì mattina all’organizzazione delle attività per tutta la settimana in corso, in modo da non dover pensare giornalmente alla gestione di tutte le attività.

Ho sperimentato la gestione dei tasks su Google Calendar come metodo organizzativo nelle ultime settimane e ne ho trovato diversi benefici:

  • riesco ad avere una visione chiara delle attività da svolgere durante l’intera giornata, spreco quindi meno tempo ed energie nel decidere cosa fare in ogni momento della giornata;
  • imposto le attività che hanno priorità al mattino, in modo da non pensarci per il resto della giornata;
  • riesco a bilanciare ore di studio e di lavoro;
  • ricevo una notifica qualche minuto prima di iniziare e concludere ogni attività, così da non perdermi in un’unica attività se ne ho più di una a giornata;
  • avere le attività schedulate mi aiuta a concludere i tasks entro il tempo stimato e non procrastinare;
  • avere un quadro generale di tutte le attività mi aiuta a prendere consapevolezza di quanto tempo dedico – giornalmente, settimanalmente e mensilmente – a ciascuna attività, sia essa professionale o di studio o di self-caring.

Grazie alla visione complessiva che riesce a dare Google Calendar, mi sono resa conto che le mie giornate erano troppo incentrate su attività produttive, per questo non riuscivo a trovare il tempo da dedicare a me stessa.

Presa questa consapevolezza ho diminuito le ore da dedicare allo studio e ho fatto spazio ad attività di self-caring come la meditazione in giardino (stare in mezzo alla natura ha molteplici benefici), la lettura, lo yoga e l’allenamento.

time management tecnica del pomodoro

6) Lavora a sessioni: la tecnica del Pomodoro

Sicuramente questo metodo di gestione del tempo non ti è nuovo, la tecnica del Pomodoro è molto conosciuta da studenti e freelancer.

Se così non fosse però ti starai sicuramente chiedendo: cos’è la tecnica del pomodoro?

In pratica si tratta di gestire il proprio tempo in… pomodori! Ovvero delle sessioni composte da 25 minuti di studio o lavoro senza alcuna distrazione + 5 minuti di pausa al suono del timer.

Dopo 4/5 pomodori è consigliato di fare una pausa più lunga di 10-15 minuti.

Questo metodo perché il nostro cervello non riesce a tenere l’attenzione su qualcosa per un periodo di tempo lungo, quindi inserire una pausa aiuta a staccare e concentrarsi meglio quando si riprende.

Personalmente ho utilizzato per diverso tempo la tecnica del pomodoro e mi ha aiutata a non procrastinare e a essere disciplinata nel seguire gli intervalli di sessione lavorative.

Ti consiglio di scaricare l’estensione “Timer” per Google Chrome, in cui puoi impostare i minuti e ti arriva una notifica allo scadere!

time management ricarica le energie

7) Impara a gestire e ricaricare le tue energie

Se non vuoi perdere tempo devi imparare anche a prenderti il tempo per ricaricare le energie. Nel blog EfficaceMente, Andrea Giuliodori spiega bene quali sono le 4 forme di energia che dobbiamo imparare a gestire per non sentirci sempre stanchi.

“Non è il tempo, ma la nostra energia personale la risorsa più importante per realizzare i nostri obiettivi.”

Andrea Giuliodori

Infatti quello che dovremmo imparare a fare è gestire meglio le nostre energie e non il nostro tempo.

Capire in che momento della giornata siamo più carichi è importante per capire quando poterci dedicare alle attività che richiedono più impegno mentale, e lasciare invece le attività più leggere ai momenti in cui ci sentiamo meno carichi.

Oltre ciò è anche fondamentale ritagliarsi il tempo per ricaricare le energie, come?

  • Buon sonno: dormire bene ti farà svegliare bene e carico di energie per affrontare al meglio la giornata!
  • Mangiar sano: il cibo è carburante per il nostro corpo e per la nostra mente, mangiare sano è fondamentale per avere le giuste energie e non appesantirci con alimenti troppo raffinati e/o pesanti.
  • Sport: muoversi è un buon modo per tenere attivo il cervello oltre che il corpo! Fare attività fisica aiuta a scaricare lo stress e generare nuova energia.

Conclusione

Mi sento di concludere questo articolo ricordandoti ancora una volta quanto sia importante che tu riesca a ritagliarti del tempo per prenderti cura di te stesso/a ogni giorno.

Spero di averti dato degli spunti utili su cui riflettere e dei consigli pratici per migliorare il tuo time management, da sperimentare subito per tornare ad essere tu il padrone del tuo tempo!

Se questo articolo ti è piaciuto e ti è stato utile, ti invito a lasciare un commento per farmelo sapere! 🙂

A presto, Daniela

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